Od dokončených nabídek po faktury – jak funguje fakturace v ExusTrans

Přehled fakturačního workflow ExusTrans

Každá faktura v ExusTrans se generuje na základě ověřených dat z platformy. Tím je zajištěno, že do fakturace jsou zahrnuty pouze dokončené a potvrzené přepravy.

1. 🚛 Přepravní zakázka je dokončena
2. 💬 Nabídka je potvrzena v chatu
3. 📁 Nabídka je uložena jako Done Offer
4. 🧑‍💼 Administrátor zkontroluje fakturační období
5. 🧾 Faktura je vygenerována
6. 📄 PDF je vystaveno a uloženo

Krok 1: Přepravní nabídky jsou dokončeny v chatu

Po dokončení doručení obě strany potvrdí splnění v chatovacím systému ExusTrans. Toto potvrzení představuje oficiální ukončení přepravní služby.

• 📱 Potvrzení se provádí v chatu
• 📦 Stav doručení je ověřen
• 💬 Konečná cena a náklady jsou potvrzeny
• 🔒 Záznam je uzamčen pro fakturaci

Do fáze fakturace mohou postoupit pouze nabídky, které jsou plně potvrzené oběma stranami.

Krok 2: Dokončené nabídky se ukládají jako Done Offers

Po potvrzení je každá dokončená přeprava uložena v systému jako Done Offer. Tento záznam se stává oficiálním finančním podkladem pro fakturaci.

• 📌 Umístění: Můj profil → Done Offers
• 🧾 Konečná dohodnutá cena
• 🛣️ Schválené mýtné a příplatky
• 📍 Trasa a údaje o doručení
• 🕒 Časové razítko dokončení

Done Offers nelze po potvrzení upravovat. To zaručuje integritu fakturace a brání zpětným změnám.

Krok 3: Validace a příprava na fakturaci

Před vytvořením faktury systém automaticky ověřuje všechny Done Offers, aby byla zajištěna konzistence dat.

• 🔍 Ověření stavu dokončení
• 📄 Validace cen a nákladů
• 🏢 Kontrola údajů o společnosti
• 💶 Ověření DPH a země
• ⚠️ Detekce chybějících informací

Nabídky, které neprojdou validací, jsou dočasně vyřazeny, dokud nejsou opraveny.

Krok 4: Administrátor generuje faktury dvakrát měsíčně

Faktury v ExusTrans generují administrátoři podle pevně daných fakturačních cyklů. To zajišťuje předvídatelná účetní období.

• 📅 Období 1: 1.–14. den v měsíci
• 📅 Období 2: 15. den – konec měsíce
• 📊 Zahrnují se pouze validované Done Offers
• 🧠 Automatické seskupení podle zákazníka a dopravce

Tento centralizovaný proces generování zajišťuje konzistenci a soulad s regulačními požadavky.

Krok 5: Automatický výpočet provize

ExusTrans uplatňuje standardní platformní provizi na služby dopravců. Tato provize se počítá automaticky a transparentně.

• 🧮 Standardní sazba: 20%
• 📌 Uplatňuje se na čistou cenu přepravy
• ✅ Zahrnuto ve faktuře pro zákazníka
• 📄 Viditelné na fakturačních dokumentech

Tento systém předchází chybám v cenách a zajišťuje, že dopravci vždy správně kalkulují nabídky.

Krok 6: Pravidla DPH a daní se uplatňují automaticky

Při vytváření faktury systém určí správný režim DPH na základě umístění společnosti a registračních údajů.

• 🇧🇪 Belgická DPH (21%) dle applicability
• 🇪🇺 Přenesení daňové povinnosti v EU
• 🌍 Mimo EU – mimo předmět
• 📑 Doplnění právních odkazů

Tento proces zajišťuje, že faktury jsou v souladu s belgickými i evropskými předpisy.

Krok 7: Generování PDF faktur

Po výpočtu a validaci ExusTrans automaticky generuje právně vyhovující PDF faktury.

• 🧾 Jedinečné číslo faktury
• 🏢 Identifikace společnosti
• 💶 Rozpis ceny
• 📑 Poznámky k DPH
• 📆 Datum vystavení a období

Tyto PDF dokumenty jsou vhodné pro účetnictví, audity a finanční reporting.

Krok 8: Přístup k fakturám a jejich stažení

Všechny vygenerované faktury jsou bezpečně uloženy v uživatelských účtech a jsou kdykoli dostupné.

• 👤 Umístění: Můj profil → Faktury
• ⬇️ Stažení PDF jedním kliknutím
• 📊 Sledování stavu faktury
• 📁 Historický archiv

Uživatelům doporučujeme faktury stáhnout a archivovat pro vlastní účetní evidenci.

Výhody fakturačního systému ExusTrans

Automatizované fakturační workflow přináší významné výhody jak zákazníkům, tak dopravcům.

• ✅ Snížení administrativní zátěže
• ✅ Transparentní ceny
• ✅ Nižší riziko sporů
• ✅ Dokumentace připravená pro audit
• ✅ Předvídatelné fakturační cykly

❓ Často kladené otázky (FAQ)

Kdy se nabídka stane Done Offer?

Nabídka se stane Done Offer poté, co je přeprava dokončena a obě strany potvrdí doručení v chatu.

Kde uvidím své Done Offers?

Všechny dokončené zakázky najdete v Můj profil → Done Offers.

Mohu po potvrzení upravit Done Offer?

Ne. Done Offers jsou po potvrzení uzamčeny, aby byla zajištěna transparentní a spolehlivá fakturace.

Jak často se generují faktury?

Faktury se generují dvakrát měsíčně: od 1. do 14. dne a od 15. dne do konce měsíce.

Kdo faktury generuje?

Faktury generují administrátoři ExusTrans na základě ověřených dat Done Offer.

Jsou všechny dokončené nabídky zahrnuty v následující faktuře?

Ano. Všechny validované Done Offers v rámci fakturačního období jsou zahrnuty v následující faktuře.

Jak se uplatňuje 20% provize?

Provize se vypočítá automaticky z čisté ceny dopravce a je zahrnuta ve finální faktuře.

Kdy se počítá DPH?

DPH se vypočítá automaticky při generování faktury na základě umístění společnosti a údajů o registraci k DPH.

Kdy se vytvoří PDF faktura?

PDF faktury se generují okamžitě po uzavření a schválení fakturačního cyklu.

Kde si mohu stáhnout své faktury?

Všechny faktury jsou dostupné v Můj profil → Faktury a lze je kdykoli stáhnout.

Co se stane, pokud moje Done Offer obsahuje nesprávné informace?

Okamžitě kontaktujte podporu ExusTrans. Opravy lze provést pouze před vygenerováním faktury.

Proč moje Done Offer chybí na faktuře?

Done Offer může být vyřazena, pokud je neúplná, probíhá její kontrola nebo chybí povinné údaje.

Mohu dostávat faktury častěji?

Ne. Faktury se vystavují podle pevně daných fakturačních cyklů, aby byla zajištěna konzistence účetnictví.

Jak dlouho jsou faktury v ExusTrans uloženy?

Faktury jsou bezpečně uloženy ve vašem účtu a zůstávají dostupné v souladu se zákonnými požadavky na archivaci.

Musím si uchovávat vlastní kopie faktur?

Ano. Uživatelé jsou odpovědní za stažení a archivaci faktur pro vlastní účetní a daňovou evidenci.

Závěr

Od potvrzení v chatu až po finální doručení PDF spravuje ExusTrans celý fakturační proces strukturovaně a transparentně. Díky použití Done Offers jako jediného zdroje pravdy, automatickému uplatnění provize a pravidel DPH a generování vyhovujících dokumentů platforma zajišťuje spolehlivou fakturaci pro všechny uživatele.